No mês passado, abordamos os casamentos como uma forma de convenção e demos atenção extra ao nicho de mercado chamado “eventos românticos” que são um segmento da indústria de viagens e turismo. Agora nos voltamos para outras formas de convenções e sua importância para o turismo.
As convenções, disfarçadas de feiras, podem ser uma das primeiras formas de capitalismo. Desde então as pessoas começaram a negociar entre si, e têm sido a necessidade de nos reunirmos, trocarmos ideias e encontrar novas formas de apresentar produtos,serviços ou ideias. No mundo de hoje, as convenções são um grande negócio. Desde os dias bíblicos, as pessoas entenderam que vender um produto significa mais do que simplesmente ter um bom produto, mas também deve ser apresentado bem e de maneira acessível. O grande erro de algumas convenções é lotar o recinto ou deixá-lo tão barulhento que as pessoas simplesmente param de pensar. Os delegados não só deveriam participar da feira que faz parte da convenção, e também pode ser chamado de salão de exposições, mas também usar seus “dólares da convenção” como forma de transformar uma viagem de negócios em semi-férias. Na verdade, não é incomum que os participantes da convenção tragam membros da família, com a intenção de agragar lazer aos negócios
Na perspectiva da indústria do turismo, as convenções impulsionam e proporcionam importantes oportunidades à comunidade anfitriã. Aqueles que trabalham em convenções ou participam delas precisam de muitos serviços, de hotéis a eletricistas, de bons restaurantes e transporte. Adicionalmente, expositores podem precisar de serviços de frete, coordenadores e pessoal de serviço interno para consertos de avarias. No mundo de hoje, as convenções também precisam de muita segurança, não só para prevenir qualquer roubo, mas também para proteger tanto aqueles que estão expondo na convenção, assim como os participantes também.
Para obtenção do máximo de sucesso do seu negócio de convenções e turismo oferecemos as seguintes idéias e sugestões:
-Determine se sua cidade/localidade é apropriada para uma convenção. O que torna sua localidade especial? Que tipos de convenções funcionariam bem para a sua comunidade? Que tipos de convenções podem não combinar com o perfil da sua comunidade?
– Saiba quem é sua concorrência e o que ela oferece. Se você está afirmando que sua localização é central, em seguida, determine o que esse local oferece de especial e como ele se difere em relação as outras localidades. A realidade é que todas as comunidades são centralmente localizadas em relação a algum outro lugar. O que torna a sua localização especial? Quão boas são as suas malhas de transporte e quão cooperativa é aplicação da lei local no que tenge a ajuda a viajantes necessitados? Lembre-se que quase todas as cidades afirmam que oferecem hospitalidade à moda antiga e que seu povo é especial. A maioria dos planejadores de eventos pode interpretar essas declarações de forma que sua comunidade não tenha nada de especial para oferecer.
– Não busque convenções maiores (ou menores) do que sua cidade pode suportar. Muitas vezes as comunidades não pensam na logística de uma convenção. Se você pretende atrair uma convenção não deixe de avaliar os tipos de hotéis você oferece, quão próximos os restaurantes estão do centro de convenções e quais serviços o centro de convenção possui. Por exemplo, o seu centro de convenções está equipado com um centro de comunicação, oferece acesso a linhas telefônicas fixas além de celular, ou ambos? Ou os delegados irão depender de telefones celulares? Quão bem funcionam os serviços de táxis e Ubers que atendem o centro de convenções?
– Nunca prometa a um potencial organizador de convenções o que você não pode entregar. Lembre aqueles que participam de uma convenção trazem negócios para sua comunidade, garanta a essas pessoas o que é real e factível. Os planejadores de eventos saberão muito bem como identifcar e separar os fornecedores honestos dos vigaristas. Coloque sempre o seu melhor, dê um passo à frente e coloque um sorriso no rosto. A realidade é que você nunca sabe o que vai ganhar (ou perder). Trate cada planejador como uma pessoa que poderá revigorar ou derrubar a sua comunidade.
– Se o seu centro de convenções estiver próximo a um bairro menos seguro, desenvolva um plano de segurança com o departamento de polícia local. Pode ocorrer apenas um incidente, bem divulgado, para destruir uma convenção e a reputação de uma cidade. Trabalhe cuidadosamente com o seu departamento de polícia local para que a segurança seja fornecida de uma forma oportuna e cortês. De maneira semelhante, faça tudo o que for possível para melhorar o paisagismo e a beleza no bairro do centro de convenções. Lembre-se disso: o acesso ao aeroporto e o bairro ao redor do seu centro de convenções são aqueles que causam a melhor impressão junto aos seus visitantes.
– Desenvolver um quadro de negócios, serviços e cidadãos que estão dispostos a transformar sua comunidade em uma comunidade preparada para receber convenções. Lembre-se que as convenções rendem dinheiro quando os participantes saem do centro de convenções e apoie restaurantes e outros negócios na comunidade. Se sua comunidade tem serviços ruins ou simplesmente não é favorável ao turismo, então os participantes da convenção falarão mal de você, em vez da própria convenção. Quanto mais os participantes aproveitem sua comunidade, maior será a probabilidade deles retornarem como visitantes a lazer ou recomendá-lo aos seus familiares e amigos, bem como para outros planejadores de eventos.
– Incentive os membros da comunidade e empresas locais a darem brindes aos congressistas. Especialmente em uma economia em recuperação, os brindes e vouchers de desconto são uma boa fonte de publicidade e permite que proprietários de empresas locais desenvolvam uma interface com clientes novos e potenciais. Muitas vezes as pessoas de fora da cidade fornecerão o tipo de feedback que os habitantes locais nunca dão. Incentive os expositores da convenção a usarem cores e designs simples, mas atraentes o suficiente para atrair pessoas para seus estandes. E, se a feira requer interação pessoal, então certifique-se de que os estandes têm pessoal suficiente. As regras básicas de atendimento ao cliente são ainda mais necessárias quando sua comunidade é a organizadora do evento. Assim, faça com que a sua convenção seja rentável. Por exemplo, na reunião os planejadores se lembrarão do fato que você forneceu mesas livres aos participantes e os congressistas estarão satisfeito se você tiver fornecido acesso gratuito ao computador.
– Fornecer uma lista de atividades, restaurantes e de atrações para antes, durante e depois de uma convenção. As convenções são a oportunidade da sua comunidade mostrar seu potencial. Lembre-se de que todos na feira podem ser um visitante e uma fonte potencial de receita futura.
